Explorer les avantages de la dématérialisation pour les entreprises
Explorer les avantages de la dématérialisation pour les entreprises

La dématérialisation est le processus consistant à rendre les articles non matériels plus légers et plus petits, afin de les rendre plus faciles à utiliser pour les clients et plus rentables pour les entreprises. Le terme "dématérialisation" est devenu un mot à la mode dans le monde actuel, centré sur le consommateur. En ce qui concerne la dématérialisation des produits physiques, nous assistons plus que jamais à l'adoption de technologies qui permettent aux entreprises de fabriquer leurs produits à moindre coût tout en conservant le capital-marque existant, sans compromettre la qualité ou la convivialité. Les entreprises qui mettent en œuvre avec succès des stratégies de dématérialisation en retirent toute une série d'avantages. Examinons quelques-uns des principaux avantages qu'offrent les produits dématérialisés, ainsi que les risques potentiels auxquels il faut faire attention.



Que sont les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques sont des méthodes d'authentification de documents générées par ordinateur qui permettent aux parties d'inclure des signatures sur des documents par voie électronique. Elles utilisent une variété de technologies pour créer des signatures numériques uniques qui peuvent être utilisées pour vérifier l'authenticité de tout document électronique. Une signature numérique est créée lorsqu'une application de signature électronique sur un ordinateur vérifie l'authenticité du document et signe le document en utilisant le certificat de sécurité de l'ordinateur. Les signatures électroniques sont souvent utilisées pour exécuter des contrats, envoyer ou recevoir des documents juridiques signés, ou pour vérifier l'authenticité d'un message électronique. Elles sont un outil particulièrement utile pour les transactions commerciales qui nécessitent plusieurs signatures, comme les contrats ou les baux.


Avantages de l'utilisation des signatures électroniques

L'utilisation des signatures électroniques présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns : - Un risque de fraude considérablement réduit - Signer et sceller des documents est un excellent moyen de réduire les risques de fraude, car les signatures numériques peuvent détecter les altérations des documents. - Amélioration de la sécurité des données - Les signatures électroniques ne peuvent être consultées que par les destinataires prévus, ce qui empêche toute divulgation à des parties non autorisées. - Meilleur suivi des documents - Grâce aux signatures numériques, les documents peuvent être étiquetés avec des métadonnées spécifiques, ce qui permet de suivre leur cycle de vie et d'accroître l'efficacité.


Efficacité accrue et coûts réduits

L'un des plus grands avantages de l'utilisation des signatures électroniques est la réduction significative des coûts associés à la création manuelle des signatures. Pour qu'une signature soit créée, un employé doit prendre le temps de signer un document. Cela peut entraîner une perte de productivité et peut potentiellement conduire à un dépassement de délai ou à un problème de qualité. Si une entreprise utilise des signatures à deux signataires, le nombre de signatures par jour peut passer à quatre ou cinq, ce qui nécessite plus de temps pour chacun des signataires. En moyenne, les entreprises qui utilisent des signatures à deux signataires peuvent dépenser environ 2 000 dollars par an pour ce processus. Avec les signatures électroniques, les entreprises peuvent réduire considérablement ces coûts, car le processus de signature peut être automatisé. Une solution de gestion des documents peut être utilisée pour gérer le processus de signature, et tant que les signatures requises sont saisies dans le système, la signature sera automatisée. Aucune signature n'est nécessaire et les employés n'ont pas à perdre de temps.


Amélioration de la sécurité

L'un des principaux avantages de l'utilisation des signatures électroniques est la sécurité accrue qu'elles apportent. Avec une signature manuelle, un document peut être modifié et la signature altérée. Cela peut conduire à une fraude ou à la perte d'actifs précieux. Avec une signature électronique, le document est crypté avant de quitter l'ordinateur et est décrypté lorsqu'il arrive à destination, ce qui rend pratiquement impossible toute modification sans être détecté. Ce niveau de sécurité accru peut également être utilisé pour suivre le cycle de vie du document, ce qui peut aider les entreprises à mieux gérer leurs actifs.


Conservation des documents et conformité

Alors que les signatures papier ne doivent pas se conformer à des exigences spécifiques en matière de conservation, les signatures électroniques peuvent être utilisées pour répondre à bon nombre de ces exigences. Le document peut être archivé avec une période de conservation spécifique, ce qui permet de conserver le document pendant une période plus longue que les documents normaux. Les signatures électroniques peuvent également être utilisées pour se conformer aux réglementations fédérales relatives à la conservation des documents, ce qui permet d'archiver les signatures pendant une période spécifique, montrant ainsi que les signatures ont été conservées pendant une période spécifique.


Gain de temps

Un autre grand avantage de l'utilisation des signatures électroniques est le temps gagné dans le processus de création. Une entreprise dont le processus de création de signature est manuel aura très probablement besoin d'un plus grand nombre d'employés pour signer les documents. Selon la taille de l'entreprise et le nombre de signatures nécessaires par jour, cela peut prendre jusqu'à cinq heures par jour, un temps qui pourrait être consacré à des activités plus productives. Avec les signatures électroniques, ce temps est également réduit, un seul employé étant nécessaire pour signer les documents.


Les différents types de signatures électroniques

En matière de signatures électroniques, il existe de nombreux types de solutions parmi lesquelles les entreprises peuvent choisir. Par exemple, il existe des solutions d'infrastructure à clé publique (ICP) et des autorités de certification qui permettent la création de signatures numériques, ainsi que des solutions basées sur le cloud, qui sont disponibles sous forme de logiciel en tant que service (SaaS) et sont faciles à mettre en œuvre. La meilleure solution pour une entreprise dépend des besoins de chaque entreprise. Par exemple, une entreprise qui effectue un grand nombre de transactions et qui a besoin d'une sécurité renforcée pourrait bénéficier d'une solution dotée de fonctions de sécurité avancées.


Comment choisir la bonne solution de signature électronique

Lorsque vous recherchez la bonne solution de signature électronique, il est important de tenir compte des processus et des besoins actuels de l'entreprise. Avant d'effectuer un achat, il est important de rassembler le plus d'informations possible sur les différentes solutions disponibles, afin de pouvoir prendre une décision basée sur des faits plutôt que sur des suppositions. La clé pour choisir la meilleure solution est de procéder à une évaluation approfondie des processus actuels qui reposent sur des signatures manuelles. La solution doit permettre l'automatisation de ces processus et répondre aux besoins de l'entreprise. De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors de cette évaluation, notamment le volume des documents à signer, le nombre de signatures requises et la durée pendant laquelle les signatures doivent être conservées.


Les étapes de la mise en place d'un processus de signature électronique

Une fois que vous avez choisi la bonne solution, il est temps de mettre en œuvre le processus. Un certain nombre d'étapes doivent être suivies lors de la mise en place d'une solution de signature électronique. Voyons-les une par une. - Dématérialiser le processus - Cette étape consiste à définir les étapes qui doivent être réalisées manuellement et celles qui peuvent être réalisées électroniquement. Cela permettra de différencier les deux types de création de signature. - Recueillir les signatures - Cette première étape consiste à recueillir les signatures des personnes qui doivent signer des documents. Selon le type d'entreprise et le volume de documents à signer, ce processus peut prendre de une à cinq minutes, mais il doit en tout cas être réalisé le plus rapidement possible après la mise en place du processus. - Collecte et archivage des signatures - Au cours de cette étape, les signatures des utilisateurs sont collectées et déposées dans le système de gestion des signatures. Les signatures sont souvent étiquetées avec des métadonnées, ce qui les rend utiles pour suivre leur cycle de vie. - Enregistrement et récupération des signatures - Une fois que les signatures sont enregistrées dans le système, elles doivent être récupérées chaque fois qu'elles sont nécessaires. Cela garantit que les signatures sont toujours disponibles pour signer des documents.


Conclusion

La dématérialisation est le processus qui consiste à rendre les articles non matériels plus légers et plus petits, afin de les rendre plus faciles à utiliser pour les clients et plus rentables pour les entreprises. Le terme "dématérialisation" est devenu un mot à la mode dans le monde actuel, centré sur le consommateur. En ce qui concerne la dématérialisation des produits physiques, nous assistons plus que jamais à l'adoption de technologies qui permettent aux entreprises de fabriquer leurs produits à moindre coût tout en maintenant le capital de marque existant, sans compromettre la qualité ou la convivialité. Les entreprises qui mettent en œuvre avec succès des stratégies de dématérialisation en retirent toute une série d'avantages. Jetons un coup d'œil à certains des principaux avantages qu'offrent les produits dématérialisés, ainsi qu'aux risques potentiels à surveiller.