Il est essentiel de conserver des archives papier pour protéger vos recherches, vos dossiers et autres documents des intempéries et de l'accès non autorisé de tiers. Mais que faire si vous avez tellement de vieux rapports, documents et autres matériels que vous ne pouvez même pas commencer à les trier ? Et si vous êtes une organisation qui possède tellement de rapports, d'études et d'autres documents historiques qu'ils prennent trop de place dans votre installation de stockage actuelle ? Si c'est votre cas, vous devez envisager de réduire la taille de vos archives papier. Bien qu'il existe de nombreuses solutions logicielles prêtes à l'emploi pour vous aider dans cette tâche, il est souvent plus facile, moins cher et plus personnel de le faire soi-même. Nous abordons ci-dessous quelques-unes des considérations les plus importantes à prendre en compte lors de la réduction de la taille de vos archives papier.
Déterminez l'objectif de vos archives.
Les archives papier sont destinées à constituer un dossier permanent de vos recherches historiques. Il est donc essentiel de documenter vos pratiques historiques et tout résultat significatif de chaque projet de recherche. Si certains archivistes conservent une version électronique de leurs dossiers dans des bases de données informatisées, de nombreux bibliothécaires et chercheurs préfèrent encore conserver leurs dossiers sur papier. Cela est probablement dû au fait que les documents papier sont très durables, légers, et peuvent être facilement stockés et transportés.
Recherche et création de votre modèle d'archives
La première étape pour réduire la taille de vos archives papier est de déterminer l'objectif de vos archives. Cet objectif est généralement lié au type de recherche effectué par votre organisation, mais il peut également s'appliquer au volume de documents dont vous disposez actuellement. Par exemple, si vos archives contiennent la majorité de vos documents de recherche sur papier, elles sont probablement trop volumineuses et doivent être divisées en catégories et faire l'objet de recherches en conséquence. Une procédure typique de recherche dans les archives pourrait être la suivante : - Identifiez les catégories qui décrivent le mieux vos documents - Utilisez des mots-clés pour identifier rapidement les types d'éléments dans chaque catégorie. - Localisez les étagères et les armoires appropriées pour chaque catégorie. - Créez un calendrier systématique pour vos matériaux - Créez un inventaire virtuel pour suivre l'emplacement, l'état et le statut de vos matériaux. - Stockez vos matériaux dans un environnement climatisé
Organisez-vous : Rassemblez tous vos documents
L'étape suivante pour réduire la taille de vos archives papier consiste à vous assurer que tous vos documents se trouvent au même endroit. Il est souvent préférable de regrouper les documents similaires afin qu'ils soient plus faciles à trouver et moins susceptibles d'être fragmentés. Cela vous aidera à conserver l'accès à ces documents à l'avenir, même s'ils sont stockés dans un autre endroit. Lorsque vous regroupez des documents similaires, il est souvent possible de réduire leur taille jusqu'à 50 %. Toutefois, cette réduction n'est souvent pas suffisante pour stocker correctement les documents et les retrouver dans les archives à l'avenir. Il est donc essentiel de conserver tous les documents dans leur format de fichier d'origine et de les classer dans l'ordre chronologique.
Évitez les suppressions et les extensions difficiles
Lorsque vous éliminez des catégories et des fichiers de vos archives papier, vous devez également veiller à ne pas éliminer des données importantes telles que les pages ou les graphiques originaux à partir desquels les documents ont été créés. Lorsque vous devez éliminer certains types de documents de vos papiers, essayez de garder à l'esprit que ces documents sont souvent la racine des données de votre organisation. Il est souvent plus facile d'éliminer les traces de ces documents des archives lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
Supprimez les données inutiles de vos archives
Il est parfois nécessaire de supprimer des données pour faire de la place à de nouvelles données. S'il peut être tentant de se contenter de supprimer les anciennes données, cela peut avoir des conséquences inattendues, comme vous empêcher d'ajouter de nouvelles données aux archives à l'avenir. Par exemple, si vous devez supprimer des documents vieux de plus de dix ans, il est probablement préférable de conserver ces documents sous un format électronique et de les numériser lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Cela vous permettra également d'éviter de perdre l'accès à ces documents historiques importants en cas de déménagement ultérieur.
Importez par lots les données de vos anciens ordinateurs
Parfois, vous devez importer des données d'un ancien ordinateur vers un nouvel ordinateur afin de réduire la taille globale de vos papiers. Il existe de nombreuses solutions logicielles pour cette tâche, mais le moyen le plus simple est d'utiliser un logiciel de transfert de fichiers. En règle générale, vous devrez transférer régulièrement des fichiers depuis et vers le logiciel afin que vos dossiers restent exacts et à jour. Cela peut sembler un nombre excessif de transferts, mais il est souvent nécessaire de transférer des données d'un ordinateur à un autre.
En résumé
S'il est toujours utile de numériser de vieux papiers et documents en vue d'une éventuelle réutilisation, il est parfois nécessaire de réduire la taille de vos papiers pour faire de la place pour de nouvelles recherches, des rapports ou autres. Voici quelques astuces et conseils d'un archiviste sur la façon de réduire la taille de vos vieux papiers : Si possible, choisissez un système qui réduit automatiquement la taille des fichiers lorsque vous les transférez. Si possible, choisissez un système qui regroupe automatiquement les documents similaires. Organisez vos papiers par catégories pour trouver plus facilement ce que vous cherchez. Évitez de supprimer les données inutiles de vos papiers, surtout s'il s'agit des pages ou des graphiques originaux. Importez par lots les données de vos anciens ordinateurs pour réduire la taille globale de vos documents. Lorsque vous supprimez de vieux documents, essayez de garder à l'esprit que ces documents sont souvent la racine des données de votre organisation. Il est souvent plus facile de supprimer les traces de ces documents des archives lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Gardez vos vieux papiers organisés et faites de la place pour de nouvelles recherches. Si vous pensez que vos vieux papiers sont trop volumineux pour votre installation de stockage, envisagez de les réduire. De nombreuses solutions logicielles vous aideront dans cette tâche, mais il est souvent plus facile et moins cher de le faire soi-même.
